Pourquoi et comment créer un livret d’accueil numérique?

Livret d’accueil numérique : définition, avantages, fonctionnalités

Le livret d’accueil numérique est un document très important pour les entreprises. En effet, il est le premier dispositif d’accompagnement du nouveau salarié. C’est pourquoi il doit être bien défini et adapté aux besoins du futur.

En effet, le livret d’accueil numérique est une excellente occasion de fournir des informations sur l’entreprise et ses valeurs au nouveau salarié. Mais comment définir un tel document ? Quel est son objectif ? Et quels sont ses avantages par rapport au document traditionnel ?

Cet article a pour but de répondre à ces questions.

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil numérique ?

1- Utilisation, avantages et pertinence du livret d’accueil numérique en entreprise

Un livret d’accueil numérique est un document qui offre un accueil personnalisé à chaque employé. Ce type de document était traditionnellement imprimé au format papier, mais on peut désormais le trouver en ligne. En effet, grâce aux avancées technologiques, nous n’imprimons plus de documents, mais nous voulons tout de même offrir une touche personnelle à nos employés.

Le livret de bienvenue numérique est une bonne solution à ce problème. Son principal avantage est qu’il nous permet d’intégrer toutes les données requises par l’entreprise en un seul endroit. En effet, le livret d’accueil numérique permet de centraliser toutes les informations nécessaires sur l’entreprise et ses employés.

2- Pourquoi les entreprises utilisent-elles un livret d’accueil numérique ?

Les entreprises ont souvent différents types de documents qui doivent être distribués à leurs employés. Par exemple, il existe un manuel de règles générales qui est remis à chaque employé lors de son arrivée. Il existe également un manuel d’instructions qui explique comment faire fonctionner les équipements utilisés par l’entreprise. Enfin, il existe aussi un manuel de procédures internes qui décrit ce qui doit être fait au sein de l’organisation. 

Tous ces documents sont généralement envoyés par courrier électronique, ce qui oblige le destinataire à les ouvrir et à les lire. Cependant, cette méthode est très inefficace car elle ne permet pas aux destinataires d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin.

En revanche, le livret d’accueil numérique est beaucoup plus adapté pour répondre aux besoins des entreprises. En effet, cet outil permet d’envoyer facilement des documents importants à tout le monde en même temps. De plus, il est toujours d’actualité puisqu’il peut facilement être mis à jour directement depuis l’espace d’administration.

3- Comment réaliser le livret d’accueil numérique de mon entreprise ?

La création d’un livret d’accueil numérique est simple. Tout d’abord, vous devez choisir le modèle qui correspond le mieux à vos besoins. Vous pouvez soit télécharger un échantillon gratuit, soit acheter une version toute faite. Ensuite, il vous suffit de remplir les espaces vides avec les données pertinentes. Une fois que vous avez terminé de remplir les champs, il vous suffit d’enregistrer le fichier et vous recevrez un lien pour le distribuer à vos employés.

Wonboarding conçoit des solutions digitales efficaces pour tous les besoins de livret d’accueil, de manuel de procédures ou de consignes, pour toutes les entreprises, quel que soit le secteur d’activité. Laissez-nous vous raconter un bout de notre histoire. Celle qui nous a amené jusqu’à cette solution intelligente…

Livret d’accueil numérique : l’histoire de Wonboarding

Voilà déjà 5 ans que nous avons le bonheur de concevoir des livrets d’accueil digitaux pour des entreprises de toutes tailles et de tout secteur d’activité.

Aujourd’hui… Nous avons envie de partager… Partager cette riche expérience mais aussi des sentiments, des émotions, des réflexions sur l’accueil et la sécurité en entreprise avec celles et ceux qui s’intéressent au sujet du livret d’accueil.

Alors, je profite de ce long déplacement vers le tournage d’un futur livret pour démarrer la rédaction du premier post de l’équipe Wonboarding, avec une question simple mais profonde, qui a pour objectif de donner un cadre à notre sujet : Qu’est-ce qu’un livret d’accueil numérique ?

Pour commencer à répondre à cette question, il faut élargir le sujet… Et parler plus globalement de « l’accueil en entreprise » :

• L’accueil classique est le lieu où l’entreprise reçoit ses visiteurs, il est géré par un hôte ou une hôtesse d’accueil qui souhaite la bienvenue et enregistre les visiteurs sur le registre des entrées/ sorties. Pour le connecter ensuite à son futur interlocuteur selon de réelles conditions d’accueil
• L’accueil c’est aussi une action qui se caractérise par les manières de recevoir : la poignée de main, le sourire, les premiers mots et le café que l’on réserve à un visiteur pour lui montrer son respect, les valeurs de l’entreprise et commencer à instaurer une relation de confiance.
• Et enfin l’accueil, c’est aussi un processus plus complexe, réservé aux nouveaux salariés, qui va guider étape par étape, son intégration pour faciliter son expérience au sein de l’entreprise. On parle alors d’onboarding.

Le livret d’accueil va donc prendre ses racines dans ces 3 dimensions de « l’accueil en entreprise » : l’arrivée sur le site, l’action d’accueillir et de guider dans le processus d’accueil. L’onboarding RH si l’on rajoute un peu d’anglais.

Je ne prends donc pas de risque, en affirmant qu’un livret d’accueil est un outil ayant pour objectif premier de recevoir une personne, en lui réservant un accueil chaleureux. Mais c’est surtout un guide transmis au salarié le premier jour ou la veille de sa prise de poste, qui présentera l’entreprise, ses valeurs, et les éléments pratiques du quotidien, lui permettant d’avoir les bons repères afin de s’orienter et de travailler en toute sécurité pour une intégration facilitée et accélérée.

Évidemment il doit être adapté à sa cible, vous n’allez pas accueillir de la même manière un futur cadre, un intérimaire ou une entreprise extérieure. Car même si les points abordés seront sensiblement les mêmes, leur développement et mise en place seront simplement adaptés en fonction de vos objectifs d’accompagnement. Le parcours d’intégration aura des similitudes et des différences en fonction des postes.

Pour conclure sur cette première partie de réponse, nous avons commencé à dessiner le cadre du livret d’accueil en distinguant ses 2 grands piliers : l’accueil et l’intégration.

Je vous propose de continuer sur la définition du livret d’accueil avec un prochain épisode, qui je pense, sera très utile à tous les rédacteurs de livret : « Ce que n’est pas un livret d’accueil ! ». Les erreurs à ne pas commettre dans l’élaboration d’un livret d’accueil… 

Pour aller plus loin : la présentation du nouvel environnement de travail, les étapes clés du programme d’onboarding, la suite du processus de recrutement via l’accueil d’un nouvel arrivant…

Le livret d’accueil : Pourquoi et comment le mettre en place ?

Les livrets de bienvenue sont l’un des outils les plus efficaces pour retenir les talents. Ils contribuent à rendre l’intégration des nouveaux employés facile et agréable. Cependant, de nombreuses organisations ne les utilisent toujours pas de manière efficace.

Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un livret de bienvenue, pourquoi vous devriez l’utiliser en tant que service RH et comment le mettre en place pour toute nouvelle recrue.

Le livret d’accueil, qu’est-ce que c’est ? Que contient-il ?

Le livret d’accueil est un document qui constitue l’un des aspects les plus importants de la procédure d’obtention d’un visa d’entrée en France. Ce document, dont le format varie en fonction de la nationalité du demandeur, contient des éléments essentiels tels que son nom, son adresse, sa date de naissance, son lieu de résidence, etc. Il est donc nécessaire de s’assurer que chaque élément est correctement indiqué.

Ce document est généralement envoyé aux demandeurs par courrier électronique. Cependant, depuis le début de l’année 2018, les autorités françaises envoient le livret d’accueil directement aux demandeurs. Nous allons donc vous donner un bref aperçu de ce que contient le livret d’accueil.

L’introduction du dirigeant.

Cette introduction est destinée à donner un sentiment d’appartenance au nouvel employé dès les premières lignes. Elle tient compte de son rôle au sein de l’organisation, des attentes qu’il nourrit à l’égard de l’entreprise et de la manière dont il est censé se comporter.

Rédigé par le PDG de l’entreprise, il accueille le nouveau membre de l’équipe et définit le contexte dans lequel il évolue. Il lui fournit un outil – une ligne directrice – qui l’aidera dans son travail quotidien et facilitera son intégration parmi vous. Il décline la culture de l’entreprise, son ADN, la marque employeur, détaille ses valeurs et ce qui a fait son histoire, sa reconnaissance professionnelle voire sa renommée.

Un livret d’accueil, c’est quoi ?

Le livret d’accueil est donc un document qui permet aux employés de l’entreprise – et en particulier aux nouveaux arrivants – de se familiariser avec l’histoire, la culture, l’image de marque, l’image professionnelle et les objectifs de l’entreprise, mais aussi de s’habituer rapidement aux procédures et aux pratiques en vigueur au sein de l’organisation.

Bien qu’il soit principalement destiné aux nouveaux arrivants, le livret d’accueil peut néanmoins évoluer et s’adapter au fil du temps pour suivre le salarié tout au long de son parcours dans l’entreprise. Il se transformera alors en un point de référence, une source d’information fiable et pratique sur les procédures et les processus de l’entreprise. Les produits Wonboarding proposent une solution pratique et interactive, qui permet de maintenir les informations toujours à jour.

En effet, grâce aux outils numériques et à la possibilité de proposer ces supports en ligne, le livret d’accueil peut aujourd’hui prendre de nombreuses formes et même intégrer des vidéos ou des webinaires à la demande. Ces outils permettront aux employés d’intégrer facilement et rapidement les différents outils et procédures proposés par l’entreprise. Des quizz viennent achever de manière ludique l’intégration des salariés via leur compréhension de l’esprit de l’entreprise et leurs nouvelles compétences.

Petit complément, le livret d’accueil numérique permet de manière responsable d’éviter le gaspillage de papier. Ce qui, de nos jours, ne gâche rien à la démarche.

Retrouvez plus d’infos et de détails dans nos prochaines actus.