Un livret d’accueil est un moyen de communiquer avec un nouvel employé ou collaborateur. Il donne le ton d’une excellente relation de travail et d’une relation durable entre le nouvel arrivant et vous. Les entreprises doivent inclure l’énoncé de leur mission, leurs objectifs, les étapes-clés et toute politique à laquelle les nouveaux employés ou nouveaux arrivants doivent adhérer.
Outre les informations relatives à la structure de l’entreprise, des documents spécifiques ainsi que le parcours d’intégration en général doivent aider les employés à s’acclimater rapidement et efficacement dès les premiers mois. Nous vous partageons dans cet article les avantages de disposer et de fournir un livret d’accueil à vos nouveaux employés ou arrivants.
Quels sont les avantages d’un livret d’accueil pour vos nouveaux employés ?
Voici quelques avantages courants pour les entreprises qui mettent en place un livret d’accueil pour les nouveaux entrants :
• Économie de temps et d’argent pour l’entreprise ;
• Amélioration de la satisfaction des nouveaux employés afin de mieux les fidéliser ;
• Réduction de la rotation du personnel bien connu sous le nom de turnover ;
• Augmente la vitesse d’intégration des nouveaux employés au sein de l’équipe après la prise de fonction ;
• Fournit un contexte aux attentes et aux objectifs du poste ;
• Répond à leurs questions courantes ;
• Démontre l’efficacité de l’organisation et renforce la marque employeur ;
• Guide des tâches pour le poste de travail et liste de contrôle pour le pré-internat ou la nouvelle recrue ;
Une fois que vous avez pris connaissance des avantages d’un livret d’accueil pour les nouveaux collaborateurs, que faut-il y inclure pour une bonne intégration ? Comment déterminer ce qui est essentiel et ce qui ne l’est pas pour votre nouveau salarié ?
Quels sont les éléments à inclure dans un livret d’accueil ?
Voici les principaux éléments que vous devez faire figurer en tant que DRH dans le livret d’accueil des nouveaux talents :
Copie de l’e-mail ou du communiqué de presse du nouvel employé
Tous les employés veulent se sentir appréciés et accueillis dès le processus de recrutement, surtout les nouveaux employés qui entament leur vie professionnelle. Faites une copie de l’e-mail ou du communiqué de presse que vous avez envoyé au sujet du nouvel employé. Ainsi, le nouveau collaborateur aura le sentiment d’appartenance au sein de l’entreprise dès le premier jour ou les premiers mois et informera l’entreprise et/ou le grand public de son nouveau poste ou son nouvel emploi.
Lettre de bienvenue du PDG
Vous voudrez présenter votre entreprise en tant que CEO et souhaiter la bienvenue à ce futur collaborateur de l’équipe. Il s’agit d’un excellent outil pour communiquer les valeurs de l’entreprise, le nouvel environnement de travail ainsi que les objectifs à court et à long terme de l’entreprise. Cette lettre permet de lui présenter vos attentes vis-à-vis de lui. Le format doit correspondre au ton général de votre entreprise.
Par exemple, si vous utilisez un système de gestion de l’apprentissage afin de former les nouveaux, vous pouvez créer une lettre de bienvenue dans votre contenu d’apprentissage. Cette lettre a un double objectif : d’une part, elle souhaite la bienvenue aux employés dans l’entreprise et, d’autre part, elle leur présente vos outils de formation et d’éducation. Par ailleurs cela aide à l’intégration des nouveaux salariés après l’embauche.
Paperasse et formulaires
Personne n’aime remplir un tas de papiers administratifs le premier jour, mais malheureusement, un nouvel entrant doit accomplir ce processus. Les documents nécessaires à l’intégration doivent figurer dans les livrets d’accueil des nouveaux employés.
Tout doit y figurer, des avantages sociaux aux formulaires de contact en cas d’urgence en passant par, le contrat de travail, la fiche de poste, les impôts et la rémunération. Pour gagner du temps et éviter les maux de tête, envisagez de rendre tous ces documents, ou autant que possible disponibles en ligne via votre système de gestion de l’apprentissage.
Cela facilite l’induction ou l’intégration de votre recrue qu’il soit en intérim, en CDI ou en CDD.
Culture et stratégie
Il est difficile pour un nouvel employé de se faire une idée de la culture de l’entreprise ou de toute l’ampleur de son nouveau job. Vous devez donc faire figurer dans le programme des éléments qui font état de la culture de l’entreprise afin de favoriser son intégration.
Il peut s’agir d’une copie de votre rapport annuel, du dernier bulletin d’information des employés ou même d’une vidéo montrant des employés au travail. Quel que soit le service dans lequel se trouve le nouvel employé, il voudra savoir où il se situe et comment son travail contribue à l’ensemble de l’entreprise. Pensez aussi à ce niveau à intégrer les valeurs de l’entreprise dans le livret.
Structure de la direction et de l’équipe
Selon le poste qu’il occupe, le nouvel embauché peut être amené à interagir quotidiennement avec plusieurs services. Un simple organigramme de l’entreprise avec des photos et les titres des membres de la direction est utile. Cela lui facilite l’intégration au sein du groupe. Il peut également être intéressant d’inclure les différents services et les employés de chaque service avec leurs coordonnées sans omettre les informations liées à la formation des nouveaux employés si vous en proposez.
Et si vous êtes une entreprise, indiquez où chaque département est situé dans le bâtiment. Si vous employez également des contractants, des intérimaires ou des pigistes, n’oubliez pas d’inclure dans votre livret d’accueil le lieu de travail, les fuseaux horaires s’ils se trouvent dans différentes parties du pays ou du monde. Toutefois, vous pouvez aussi compléter dans ce livret les personnes ressources à contacter comme un superviseur, un tuteur ou un parrain afin d’accueillir ou faciliter l’intégration d’un nouveau venu.
Le manuel de l’employé
Une copie du manuel de l’employé de votre entreprise ou start-up doit également être incluse. Il peut contenir toutes les politiques de votre organisation, des informations juridiques, les membres du conseil d’administration, le personnel, les croyances, et bien plus encore. Le manuel de l’employé est une référence et un outil pour réussir l’intégration des nouveaux employés. Ces derniers peuvent le consulter pour être rapidement opérationnels ou pour obtenir des informations sur l’entreprise.
Technologie
La partie technologie du livret d’accueil des nouveaux employés doit contenir des informations sur la politique de l’entreprise afin de les rendre rapidement opérationnels. Par exemple, quels sont les sites Web auxquels il est permis d’accéder pendant le travail, s’il existe un intranet d’entreprise et comment les employés y accèdent, et où trouver d’autres documents importants. Cette partie doit également intégrer des informations sur son espace de travail, mais aussi sur le système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH).
In fine, le livret d’accueil représente un outil essentiel afin de bien accueillir les nouveaux collègues ou les nouveaux arrivants au sein de l’équipe. Il représente la clé de l’intégration de ces derniers afin de vite se familiariser à votre entreprise. Toutefois, n’oubliez pas de faire le point afin de vous assurer que l’intégration du candidat soit une réussite.
