Qu’est-ce qu’un livret d’accueil dans une entreprise ?
Un livret d’accueil du personnel en entreprise est un document, numérique ou papier, qui aide les employés, notamment les nouvelles recrues ou les nouveaux salariés, à comprendre l’histoire, la culture et les objectifs de l’entreprise, ainsi qu’à se familiariser rapidement avec ses procédures et pratiques. Il est conçu comme un guide destiné aux nouveaux arrivants et vise à faciliter leur intégration, leur accueil et leur admission rapide au sein de l’entreprise.
Il s’adresse principalement aux nouveaux collaborateurs, les aidant à s’habituer rapidement à leur nouvel environnement de travail, dans lequel ils doivent occuper un poste dès leur recrutement ou embauche. Il est également conçu pour garantir que les employés continuent de fidéliser la recrue et de travailler avec l’entreprise longtemps après sa bonne intégration. Ainsi, il devient une source d’informations et de références fiables et pratiques (système de tutorat : tuteur, parrain, référent, mentor) pour tous les employés de l’entreprise.
Que contient le livret d’accueil du personnel d’entreprise ?
La structure et le contenu de chaque livret d’accueil du salarié varient, mais il se compose généralement de quatre sections : un message de bienvenue du responsable, une présentation de l’entreprise (culture d’entreprise, embauches, planning, service RH, etc.), des informations sur le fonctionnement de l’entreprise, et enfin, des informations pratiques. Voici un plan typique de livret d’accueil souvent apprécié des salariés.
Le message du directeur ou de l’employeur
Cette page du livret est très importante. Le message de l’employeur, même s’il n’est pas personnel, doit faire sentir aux nouveaux arrivants dès leur prise de poste, qu’ils sont des éléments importants de l’entreprise. Le message fournit également une explication détaillée de la vision globale, de la culture et des objectifs de l’entreprise.
Présentation de l’entreprise
Dans la continuité de la lecture du livret d’accueil, il est nécessaire pour le nouveau collaborateur de trouver une présentation de l’entreprise. Cette introduction doit fournir des informations détaillées sur l’histoire de l’entreprise, ses produits et services, ainsi que les marchés sur lesquels elle opère. Par exemple, lorsqu’il s’agit d’hôpitaux ou d’établissements de santé, le nouvel employé doit découvrir les services d’urgence, la pédiatrie, la chirurgie ambulatoire, les infirmiers, la hiérarchie, le processus de déroulement des consultations externes, le service social, les règlements intérieurs, l’assurance-maladie, les rubriques pluridisciplinaires, etc., grâce au petit livre rouge. La présentation doit également détailler la structure organisationnelle de l’entreprise, y compris le rôle de chaque département, et dans certains cas, un organigramme.
Fonctions de l’entreprise
Cette partie du livret met en évidence les rôles professionnels des départements de l’entreprise. Vous trouverez ici les noms des services et des personnes responsables de la santé (infirmier, soignant, service médico-social ou de médecine polyvalente, groupement médical, services de soins, service de gastro, équipe médicale, Ars, …), des ressources humaines et de la sécurité. Cette section contient des informations sur les procédures de demande de congés ou de demande et d’utilisation d’équipement et de fournitures. Dans certaines entreprises, par exemple dans le secteur de la construction, des informations sur la santé (soins de suite ou intensifs, rééducation, offre de soins, professionnels de santé, prise en charge des patients, …) et la sécurité sont incluses. Il peut également inclure des informations sur les conventions collectives de l’entreprise, les comités d’entreprise et les représentants des travailleurs.
Présentation du programme de formation
Enfin, pour compléter votre livret d’accueil du personnel, présentez brièvement le programme de formation de votre entreprise et mentionnez les formations types que vous proposez à vos employés pour montrer que vous accordez de l’importance au développement de leurs compétences. Le nouveau doit pourvoir s’imprégner de son parcours d’intégration car cette partie du petit livre rouge vise à enlencher le processus de fidélisation sur une longue-durée de la nouvelle recrue.
Informations pratiques
Des informations sur les activités de l’entreprise peuvent être incluses dans les informations
pratiques (intégration des nouveaux salariés, planning de divertissement du service Rh, …) du fascicule. En règle générale, les informations pratiques désignent l’accès à un plan de l’entreprise indiquant sa localisation et les installations à proximité (par exemple, arrêts de bus, stations-service, restaurants, etc.) Des informations telles que le régime d’assurance maladie de l’entreprise et la disponibilité de cantines ou de chèques-repas sont également importantes dans cette section. Enfin, des informations sur les heures de ramassage du courrier et les plans d’épargne et de participation aux bénéfices des employés doivent être incluses.
Les livrets d’accueil : des outils pour accentuer l’engagement et la loyauté des
collaborateurs
Présenter votre entreprise, les valeurs et cultures que vous mettez en avant et vos différents projets de croissance sont autant d’éléments qui motivent les nouveaux collaborateurs à vous soutenir et à rester fidèles. En incluant ces détails dans votre brochure, les nouveaux salariés auront immédiatement un sentiment d’appartenance à l’entreprise. La simplification des tâches administratives et la communication des avantages de travailler pour l’entreprise peuvent également accroître leur plaisir et leur motivation à l’égard de leur travail.
En résumé !
Le livret d’accueil du personnel en entreprise est un document de référence contenant toutes les informations nécessaires que les employés doivent connaître sur l’entreprise et leur travail. Ces informations incluent l’organigramme, le turnover, le règlement intérieur, la formation des nouveaux employés, les étapes de l’intégration, des informations sur l’amélioration de la qualité de travail du personnel, et d’autres informations utiles. Ce document est destiné à aider les employés à prendre leurs marques en tant que nouveaux collaborateurs. Il est remis quelques jours avant le début du travail pour aider la recrue à réussir son intégration plus facilement. Le livret contient des informations générales sur l’entreprise ainsi que des informations sur les conditions d’emploi, les avantages financiers et sociaux.
