Pour être vraiment efficace, ce document doit être clair, facile à lire et bien structuré.
Il doit être construit par les équipes de communication en collaboration avec les membres de l’équipe RH, et tous les départements concernés, afin qu’il soit le plus exhaustif possible. Aussi pour la meilleure intégration d’un collaborateur, ce livret doit faire partie intégrante du processus de recrutement. Ainsi, après l’embauche, le nouveau salarié doit disposer de ce document afin d’être rapidement opérationnel.
La première étape consiste à identifier toutes les informations dont un nouvel employé aura besoin au cours de sa période d’intégration. Ensuite, les informations doivent être organisées de manière à ce que chaque département ou service soit facilement retrouvé. Par exemple, ces informations ne doivent pas être mélangées :
• Tout ce qui a à voir avec le métier (sur l’entreprise, son métier, ses activités);
• La présentation des avantages offerts (assurance maladie, stock-options, etc.);
• Des informations pratiques pour leur quotidien du début à la fin de la période
d’essai comme le planning.
N’oubliez pas la présentation
Le manuel de l’employé est également le reflet de la culture d’entreprise aux yeux des nouveaux embauchés. La façon dont il est présenté les premiers jours en dira long sur l’ambiance qui y règne, ce qui est essentiel lors de la phase d’intégration. Certaines entreprises choisissent des formats très simples et précis, d’autres opteront pour des designs plus audacieux afin de bien accueillir les nouveaux venus. Tout est possible, du moment où le livret est en adéquation avec les valeurs de l’entreprise.
La lisibilité est également essentielle. Être exhaustif ne signifie pas des textes longs et techniques, au contraire. Sinon, vous prendriez le risque que le manuel ne soit jamais lu.
N’hésitez pas à utiliser des images, des photos qui représentent l’entreprise, le métier,
les salariés. Votre manuel de l’employé aura un aspect plus humain et rendra plus concret le premier aperçu de l’entreprise.
Le format
Il est tout aussi important de penser au document en lui-même. Qu’il s’agisse d’un petit document que les employés peuvent emporter avec eux, d’un classeur, d’un livret relié… Cela dépendra de votre ligne éditoriale. Toutefois, il existe aujourd’hui
les livrets d’accueil d’entreprise numérique ou digital comme vous le propose la plateforme Wonboarding. Ces derniers sont attractifs, intuitifs et personnalisables selon vos besoins.
